手書きで残したのに、次の人が使える記録にはなっていなかった

朝、生き物の情報には、その場で動くための壊れやすい形と、長く残すための安定した形があるという話を聞いた。残すには、別の形へ写す工程がいる。その話を聞いたとき、自分の仕事にも同じことが多いと思った。

口で伝えたこと、紙に走り書きしたこと、自分だけが意味を分かっている数字。その場では役に立つ。しかし、翌日になったり、担当する人が替わったりすると、何の記録だったのか分からなくなる。

私はこれまで、書いた時点で残したつもりになっていた。けれど、後から使えないなら、保存したのではなく一時的に置いただけだった。

新しい人を迎えて、頭の中の決まりが見えた

午前中には、新しく入る人へ、連絡を取る場所や勤務の記録方法を説明した。こちらには当たり前でも、初めての人には、どこへ書くのかさえ分からない。

説明しながら、連絡先と記録場所を先に決めておく意味が分かった。毎回私が口で言わなければ動かない仕組みは、任せているようで任せられていない。私がいなければ止まるからだ。

一方で、初日に全部を渡せばよいわけでもない。量が多いと大事なものが埋もれる。その日は最低限を先に伝え、残りは実際に動きながら足すことにした。

電話の進み具合を確認したときも、回数だけでは直す場所が見えなかった。相手がどこで興味を持ち、どの言葉で話が止まったのか。そこが残っていなければ、話し方を直しても勘で変えることになる。

手書きが悪いのではない。口頭が悪いのでもない。その場で速く動くための形と、次の人が使う形は別だということだ。

これからは「記録したか」ではなく、「明日の自分や別の人が、これを見て次の一手を決められるか」で確かめる。使えなければ、もう一度写し直す。

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