個人事業主のAI活用は何から始める？最初の1業務と7日間の試し方

私も、最初は便利なツールを探していました

新しいAIが出ると、どれが一番使えるのかを比べたくなります。私も、機能を知れば仕事が速くなると思っていました。

しかし、ツールを増やしても、何に使うかが決まっていなければ毎日の仕事には残りません。試した日は便利でも、翌週には元のやり方へ戻ります。問題はAIの性能ではなく、仕事のどこへ入れるかを決めていなかったことでした。

最初の1業務は、この3条件で選ぶ

この条件なら、最初の候補は情報整理、返信の下書き、議事録の要点整理、記事構成、比較表づくりです。価格決定、契約判断、クレームへの最終回答は、最初からAIへ渡しません。

AIは知識を不要にしません。質問を作る側が要ります

最初の1業務を選ぶ前に、一つだけ前提を書いておきます。

ある夜、人は知らないことについては質問すらできない、という話になりました。AIを使えば、聞いたことにはすぐ答えが返ってきます。便利になったのは間違いありません。ただし、何を聞くかは自分で決めなければなりません。言葉を知らなければ質問が作れませんし、前提を知らなければ、返ってきた答えが合っているかも確かめられません。

知識がなくてもAIが補ってくれると思っていましたが、実際には逆でした。少し知っているから次の疑問が出る。疑問が出るから、さらに調べられる。最初の取っ掛かりになる知識がなければ、画面の前で何を入力すればよいのか分かりません。

だから「正解を自分で確認できる仕事」から始めるのです。自分が分かる範囲なら、出てきたものを評価できます。分からない分野をAIで埋めようとすると、合っているかどうかも分からないまま進みます。

もう一つ、速く進めたいときほど効いたのが、最初に目的と条件を決めることでした。何のために聞くのか、どの条件なら使える答えなのか。そこが決まっていれば、返ってきた答えを評価できます。AIが知識を不要にしたのではなく、知らないことへ近づく速度を上げてくれた。その入口を見つけるための言葉は、自分の中に少しずつ増やしていく必要があります。

速くなるのは、考える前の下ごしらえです

AI活用を人へ説明するための言葉を整理した日があります。この話は、説明する前から期待が膨らみやすい。全部やってくれる道具だと思われたまま進めると、後で必ず落差が出ます。

そこで順番を変えました。まず、できないことを先に置いたのです。全部を任せて完成品が出るわけではない。判断そのものを代わりにしてくれるわけでもない。

そのうえで、何が変わるのかを話しました。

• 散らばった情報をまとめる
• 資料の形にする
• 想定される反論を並べる
• 抜けている論点を洗い出す

やればできるが、時間のかかる下ごしらえを短くできる。変わるのはここです。

できないことを先に言うのは、売り込みと逆のようで気持ちが悪いものです。しかし相手の反応は、期待を膨らませてから説明したときより落ち着いていました。現実から始まった話は、あとで揉めにくい。これは、自分が導入するときにも同じです。できないことを先に書き出しておけば、3日目で「思ったほどではない」とやめずに済みます。

差がつくのは、道具の理解より、自分の仕事を工程に分けられるか

同じ日に話しながら気づいたことがあります。差がつくのは道具の理解より、自分の仕事を理解しているかどうかでした。

自分の手順を言葉にできなければ、どこを任せるかも切り出せません。逆に、仕事を工程に分けられる人は、最初から具体的に使えます。

だから、最初の1業務を選ぶときは、業務名ではなく工程で書き出してください。たとえば「問い合わせ返信」ではなく、次のように分けます。

工程に分けると、「AIを導入する／しない」という問いが消えます。残るのは、どの工程を渡すかだけです。

AIに推薦されることと、正しく伝わることは別でした

もう一つ、発信する側として分かったことを書いておきます。AIを使う話と、AIから紹介される話は、つながっています。

ある日の13時すぎ、物件を探しているという人から電話がありました。不動産会社に聞いてもいい話が出てこない。それでネットをいろいろ見ていたら、うちが立ち上げからサポートまでやっていることを知った。相談に乗ってもらえるレベルなのかを確かめたくて電話をした、という内容です。

その説明の途中に、こういう言葉が挟まっていました。「AIに聞いてたんですけどね」。

その3時間ほど前、私は商談の場で同じ話をしていました。一度も会っていない、一度も調べていない方からの問い合わせは減った。その分、ホームページを見て問い合わせが来るのではなく、AIに相談してAIから推薦された、という人が増えている、と。説明した通りの人が、その日のうちに電話をかけてきたことになります。

ところが会話が進んで、相手がこう聞いてきました。「御社は、その地域だけではなく、全国でされているんですか」。

その人は、うちを特定の地域だけの会社だと思って電話をかけてきていました。AIは推薦してくれた。けれど、うちが何をどこまでやっている会社なのかは、正しく伝わっていなかった。推薦されることと、正しく伝わることは、同じではありませんでした。

同じ日の朝、自分の記事を読みながら「いかにもAIっぽい感じがする」と話していました。自分でそう感じる文章をAIが読み、それをもとに人へ紹介している。そう考えると、間違って伝わった理由をAIだけの問題にはできません。

誰にでも当てはまりそうな言葉だけでは、自分が実際に何をしてきたのかは伝わりません。経験した本人が自然に使う言葉があります。飾るために専門用語を足すのではなく、実際の経験を自分の言葉で書く。AIに書かせた文章をそのまま出し続けると、AIから見た自分の輪郭まで薄くなります。

だから、AI活用の最初の一歩に、もう一つ足してください。AIに自分の事業を説明させて、どう説明されているかを確かめる。推薦されたかどうかより、何と説明されているかのほうが、問い合わせの中身を決めます。

7日間で見るのは「使えたか」ではありません

一週間だけ、同じ仕事でAIを使います。毎回違う用途を試すと、何が良くなったのか分からなくなるからです。

• 作業時間は短くなったか
• 確認や修正の時間が増えていないか
• 自分の判断基準を追加すれば改善するか
• 翌週も同じ流れで使えそうか

AIが文章を出せたことは成功ではありません。自分の仕事の流れに残り、確認を含めても負担が減ったときに初めて続ける価値があります。

人に渡すときは、名前より先に動きを見せる

一人で使えるようになったあと、スタッフや外注先へ広げる段階でつまずくことがあります。私がそうでした。

ある日の昼前、車の機能を教わりました。ボタンの名前を聞いても何が起きるか分かりませんでしたが、実際に押して動きを見せてもらうと、すぐ理解できました。動きを見たあとなら、名前は単なる記号ではなくなります。

自分が説明する側では、名前、仕組み、最後に結論という逆の順番を使いがちです。相手は最後まで聞かなければ、何の話か分かりません。伝わらない原因は内容ではなく、出す順番だったのかもしれません。

AIも同じです。「こういう道具で、こういう機能があって」から入ると、相手は最後まで何の話か分かりません。先に、その人がいつもやっている作業を一つ、目の前でやって見せる。出てきたものを見てから、名前と手順を説明する。この順番にすると、説明の時間そのものが短くなります。

ついでに、説明の回数についても一つ。同じ話を相手を変えて三回した場面では、三回目が一番短く、一番伝わりました。一回目は、自分の整理過程まで相手に聞かせていたのです。大事な相手へ話す前に、一度声に出しておく。できないことを先に置く。名前より動きを見せる。この三つだけでも、説明はかなり変わります。

売上が不安な時期ほど、効率化する仕事を間違えない

開業直後は、時間を減らせる仕事なら何でも効率化したくなります。ただ、売上につながらない作業だけを速くしても、状況はあまり変わりません。

私は、集客や問い合わせにつながる仕事を先に整える方がよいと考えています。たとえば、見込み客へ伝える文章の下書き、問い合わせ内容の整理、発信するテーマの候補づくりです。AIを使う目的を「作業を減らす」だけでなく、「お客様との接点を止めない」に置くと、選ぶ業務が変わります。

今の結論

個人事業主のAI活用は、大きな導入計画から始めなくてよいと思います。毎週繰り返す一業務を選び、下書きまで任せ、7日後に続けるかやめるかを決める。それで十分です。

付け加えるなら、月に一度でいいので、AIに自分の事業を説明させてみてください。推薦されたかどうかより、何と説明されているかのほうが、届く問い合わせの中身を決めます。

あなたが今週もう一度やる仕事の中で、AIに下書きだけ任せられるものは何でしょうか。